UN FORMATO ÚNICO = CLAVE DEL ÉXITO EN TU SISTEMA ISO 9001


Una de las cosas que siempre me gusta decir es:

NO COMIENCEN A ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA SI AÚN NO POSEEN UNA BUENA SENSIBILIZACIÓN EN CALIDAD , porque probablemente se cometerán muchos más errores.

Un error común, es siempre empezar por la elaboración del Manual y de la Ficha de Procesos, esto es mucho más difícil,  ya que para elaborar estos dos documentos se necesita una serie de datos que no los tienes hasta que no realizas una serie de reuniones de análisis del proceso.

Cuando se implanta un sistema de gestión de calidad ISO 9001, se necesita una gestión integrada de los procesos con una serie de pautas bien definidas, eso se logra sólo con las reuniones del Grupo de Mejora del Proceso previas, y luego se deberían elaborar los documentos del proceso NO ANTES!!

Si lo elaboran al final del análisis del proceso es MUCHO MÁS FÁCIL porque la información la obtienen de las actas de las reuniones anteriores.

AHORA QUE TAL SI, con este ejemplo de formato revisas si se cumple en tu sistema:

La codificación ALFA- NUMÉRICA te permite identificar los documentos de manera ÁGIL en tu sistema, asignándole un código al documento puedes encontrarlo rápidamente en la estructura y no abrumarte con muchos papeles.

 

CONTENIDO BÁSICO QUE DEBE POSEER EL FORMATO DE TU DOCUMENTACIÓN:

  1. LOGO DE TU EMPRESA
  2. CÓDIGO ALFA- NUMÉRICO
  3. DE QUE DOCUMENTO SE TRATA (Manual/ Procedimiento/Instructivo/Registro, etc)
  4. TÍTULO
  5. OBJETIVO
  6. CAMPO DE APLICACIÓN
  7. DOCUMENTO ASOCIADO
  8. ELABORADO POR (con Fecha)
  9. REVISADO POR (con Fecha)
  10. APROBADO POR (con Fecha)
  11. NÚMERO DE PÁGINAS

Elabora un formato unificado en tu organización, con un único criterio para simplificar la trazabilidad de la documentación. ESTO ES VITAL!!!

PRIMERO ELABORA UN FORMATO ÚNICO Y ASÍ PODRÁS CONTROLAR TODA LA DOCUMENTACIÓN.

Algo que he podido observar en muchas organizaciones, es que muchas veces, se elaboran documentos a demanda, según se va conociendo la necesidad que platean los requisitos de la norma, es decir, la norma pide una encuesta, bueno hacemos un diseño de encuesta y lo lanzamos, la norma pide registros de evidencias, y ahí vamos, hacemos un registro, y así sucesivamente todos los documentos, es la razón, por la cual al cabo de un tiempo se ven encarcelados en una cantidad de papeles desintegrados entre si y no los pueden controlar y se abruman muchísimo.

Te parecerá algo muy simple, pero realmente es la clave, si se identifican previamente los documentos que se van a generar y se elaboran todos a partir de un formato unificado y con códigos- alfanuméricos sistematizados en una estructura documental única, es mucho más simple la documentación del sistema y se vuelve una herramienta de mejora no una prisión de burocracia.

PONTE EN ACCIÓN!!!

REVISA SI TUS DOCUMENTOS, TIENEN EL CONTENIDO BÁSICO QUE TE PLANTEMOS AQUÍ!!

Déjame tu comentario en relación a la documentación de tu sistema o si estás pensando en implantar cuáles son tus dudas.

Esteban Sampietro y Cynthia Bassi

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4 respuestas a UN FORMATO ÚNICO = CLAVE DEL ÉXITO EN TU SISTEMA ISO 9001

  1. Gissela Contreras dijo:

    Tienes razon los documentos se van creando segun la demanda. Pero como evitarlo?
    Como me doy cuenta si mi sistema no es una prision de burocracia.

    • iso90 dijo:

      Estimada Gissela:
      El tema en mi opinión parte de la falta de sensibilización inicial y de los objetivos reales por los cuáles se implanta un Sistema ISO 9001:2008.
      Una prisión de burocracia, tiene varias características:
      • principalmente el personal suele no tener muy claro el por qué? de los registros y documentos y los rellenan por mero cumpli+miento, pero no cómo una herramienta para el feedback y el crecimiento tanto personal, como organizacional.
      • los criterios en la documentación, suelen no ser claros y específicos y los documentos no están unificados en un sistema de seguimiento documental.
      • también, suele suceder que la documentación no tiene la suficiente trazabilidad y resulta muy difícil ubicar los documentos cuando se necesitan.

      Estas son algunas de las características principales que posee la documentación de un sistema de calidad cuando se convierte en una “prisión de burocracia” y suele tener como consecuencia un aumento de la sinergia negativa en la empresa y la resistencia al sistema aumenta, o sea el “efecto paradigma” se vuele mucho más difícil.

      Un saludo muy cordial

      Cynthia Bassi

  2. Angela Mendoza dijo:

    Se puedo elaborar un formato de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas en uno solo o unificarlo.

    • iso90 dijo:

      Hola Angela: En primer lugar:
      No Conformidades
      Acciones Correctivas
      Acciones Preventivas
      Son registros del sistema ISO 9001. Estos registros tu sí puedes elaborar un formato único, en relación a código alfa-numérico de trazabilidad de la documentación, estructura o diseño del registro, pero no puedes registrar dos no conformidades en un mismo registro.
      A su vez, debes tener en cuenta que los datos que necesitas recoger en cada registro, no son los mismos, en el caso de las Acciones Correctivas y Preventivas suele emplearse el mismo registro pero para cada acción.
      Por ejemplo:
      Cuando tu recibes el informe de Auditoría, en el mismo, se te especifica las no conformidades que detectaron.
      A partir de ese informe, tu deberás elaborar un registro de Acción Correctiva para cada una de las no conformidades.

      Por qué no puedes poner dos no conformidades en un mismo registro? Porque debes analizar las causas, asignar responsables y fechas de ejecución, seguimiento de indicadores de la acción y cada no conformidad refiere a temas diferentes, por esto les asignas un registro exclusivo. lee este artículo http://comomejorartusistemaiso9001.com/blog/iso-9001como-levantar-no-conformidades.html donde podrás profundizar más sobre cómo se levantan no conformidades.
      En conclusión:
      Si puedes tener un formato unificado en cuestión de diseño (ESTRUCTURA) y codificación, pero,
      No puedes registras dos acciones o no conformidades en el mismo registro.

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