SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD = ÁGIL NO UNA PRISIÓN DE BUROCRACIA


Porqué es importante elaborar una documentación para tu sistema? Porque es la manera que tu puedes controlar los procesos de tu organización y así mejorarlos.

Una buena gestión de la docuemtnación de tu sistema te garantizará la mejora continua de tu organización!!

 

 

BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN:

  • Brindar  información respaldada y validada
  • Tener información Aprobada, Autorizada y Actualizada
  • Poseer información claramente identificada, sistematizada y ordenada.
  • Identificar el mejor método de ejecución de un proceso o tarea.
  • Unificar criterios.
  • Agilizar la capacitación de nuevo personal.
  • Brindar confianza para la toma de decisiones en un área específica.
  • Conocer el cómo se deben hacer las cosas en relación a la Misión de la organización.

El objetivo principal por el cual la Norma ISO 9001, te pide que elabores una documentación detallada de tus procesos más relevantes, es que, es la manera de garantizar la UNIFICACIÓN DE CRITERIOS a la hora de trabajar o ejecutar los mismos.

ESTO ES FUNDAMENTAL! ya que lo que se pretende, es que en tu manual de proceso especifiques exactamente cómo quiere la organización que se realice ese proceso desde su entrada hasta la salida del producto o servicio.

Para qué te sirve esto?:

Si la empresa posee un buen manual de un proceso, al entrar personal nuevo la capacitación es mucho más simple, ya que como todo está documentado, revisado y aprobado la nueva persona está tranquila cuando realiza su tarea, porque sabe que pasos debe seguir para hacerlo y que esos pasos están de acuerdo con la Misión de la organización y no hay lugar a malos entendidos al respecto de amabas partes.

A su vez, al elaborar un documento, se realiza una serie de análisis, en los cuales se define cuál es el MEJOR MÉTODO para la cadena productiva o secuencia de procesos en un servicio, esto ayuda a mejorar y a aumentar la rentabilidad, ya que del análisis se pueden detectar posibles oportunidades que antes no se conocían.

Pero,… CÓMO HACER QUE NO SE CONVIERTA EN UNA PRISIÓN DE BUROCRACIA?

AFINANDO EL ENFOQUE!! Simplemente la documentación no debería ser un fin en sí misma, sino un medio para establecer reglas , directrices y criterios claros, que ayuden a los trabajadores de la organización.

CON ESTE ENFOQUE SE DEBERÍA ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN, NO PARA TENER UNA CARPETA PARA PRESENTAR EN UNA AUDITORÍA! SINO PARA PROPORCIONAR UN DOCUMENTO QUE ASEGURE EL BUEN HACER DE CADA PERSONA IMPLICADA EN EL PROCESO.

DE QUE SIRVE UN MANUAL QUE NADIE CONSULTA? O QUE NO ES ÚTIL PARA LA EJECUCIÓN DE UNA TAREA?

AHORA QUE TAL SÍ, ANALIZAS SI LOS DOCUMENTOS DE TU SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CUMPLEN CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS:

1. simples, concretos

2. con ejemplos gráficos que ayuden a la comprensión (cómo los diagramas de flujo)

3. con leguaje práctico y sencillo

4. que posean una trazabilidad adecuada

De este tema hay muchos aspectos que seguiremos profundizando porque es vital para la gestión y sé que es uno de los principales problemas a los que nos enfrentamos en este tipo de gestión.

SI TE ENFOCAS AL ELABORAR TUS DOCUMENTOS Y  LOGRAS LA TRAZABILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN AGILIZARÁS NOTORIAMENTE TU ESTRUCTURA DOCUMENTAL Y SALDRÁS DE LA PRISIÓN DE LA BUROCRACIA!

Déjame tu comentario en relación a la documentación de tu sistema o si estás pensando en implantar cuáles son tus dudas.

Cynthia Bassi

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Esta entrada fue publicada en Gestión de Calidad ISO 9001:2008. Guarda el enlace permanente.

2 respuestas a SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD = ÁGIL NO UNA PRISIÓN DE BUROCRACIA

  1. Ing. Abril E. Nieto dijo:

    Buen día! Me pareció excelente este artículo, además de brindarme nuevos elementos para explicar la documentación a los jefes de área que son los que están documentando sus actividades. Sin embargo, tengo dificultades para explicarles cómo se empatan los procesos con los procedimientos e instructivos. Pudieras publicar un artículo similar a este pero de ese tema? Te agradezco mucho.

  2. GaBriel dijo:

    Muy buen articulo. Justo necesitaba algo asi, estoy empezando a estudiar Calidad y Productividad en la facu! Gracias.

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