EL TIEMPO = CLAVE DEL ÉXITO EN LA GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001


Porqué es tan importante la optimización de tu tiempo para la gestión de tu sistema?

El tiempo es el activo más fuerte que poseemos, y muchas  veces es el que más se pierde sin darnos cuenta.

DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEPENDE EL ÉXITO O FRACASO DE CUALQUIER EMPRENDIMIENTO.

Continuación del artículo: TÉCNICA PRÁCTICA PARA MEJORAR TU SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001

SEGMENTOS DE UNA REUNIÓN= CÓMO SE DESARROLLAN?

1.INTRODUCCIÓN: dedicarás entre 5 a 10 minutos máximo

1.       Leerás el Acta de la reunión anterior para enfocar al grupo.

2.       Leerás los objetivos planteados para la reunión, es decir los temas a tratar.

3.       Explicarás brevemente cómo trabajarán, con qué herramientas y en qué orden, dependiendo del tema.

4.       Plantéales estos segmentos o instancias y el tiempo que le dedicarán a cada uno, para que todos impulsen el logro de mejorar el control del tiempo.

2. NÚCLEO: dedicarás entre 30 a 35 minutos máximo

1. Aquí se plantea el tema n°1 del orden del día

  • Se utiliza la herramienta de calidad adecuada para el análisis de ese tema, lluvia de ideas, FODA, Ishikawa, 5S, etc., dependiendo del tema.
  • Se deberá designar una persona del grupo que irá tomando nota de lo que se analiza, descubre o acuerda.

2. Se toma el tema nº2 y se hace lo mismo.

AQUÍ ESTA EL PELIGRO MÁS FUERTE!, en el que se puede perder el tiempo, el coordinador de la reunión deberá ir llevando la misma para que no se bloqueen en este punto, si es un tema muy importante que requiere más atención, planifica otra reunión  y toca únicamente ese tema, pero si no es así ENFÓQUENSE y continúen trabajando, NO SE ESTANQUEN AQUÍ!!!!

ES FUNDAMENTAL DOMINAR EL TIEMPO EN ESTE SEGMENTO, EL MODERADOR O COORDINADOR DBERÁ IR CR ONOMET RANDO EL TIEMPO E INVITANDO A CONCRETAR SOBRE LOS TEMAS, SIEMPRE!

Algunas frase que puedes usar:

  • “Nos quedan 3 minutos para resolver este tem a.”
  • “Bueno, qué decidimos hacer ?”
  • “Debemos pasar al siguiente tema para lograr nuestros objetivos de hoy. “
  • “En otra reunión podremos hablar de este tema ahora centrémonos en resolver esta situación.,etc.”

Es muy importante PLANIFICAR CON REALISMO,  perfecciona este hábito, no planifiques más temas de los que pueden abordar en relación al tiempo que poseen.

DESENLACE: dedicarás entre 15 a 20 minutos máximo

1.       En esta instancia o segmento de la reunión, el coordinador o el secretario, la persona que fue tomando nota, leerá lo escrito hasta el momento para llegar a una acuerdo final.

2.       Se dividen las tareas para ejecutar las estrategias acordadas de acción y se designa responsable de la ejecución de cada una.

Esto es muy importante: QUIÉN SE ENCARGA DE REALIZAR LAS TAREAS ACORDADAS? DEFINIRLO ES FUNDAMENTAL PARA LA BUENA EJECUCIÓN.

3.       Se elabora el ACTA de la reunión con lo acordado en la misma y se firma por lo menos por dos de los integrantes, pueden ser el coordinador y el secretario.

Este es un punto muy importante a tener en cuenta, si se toman decisiones de peso sobre la gestión de la empresa, para evitar malos entendidos posteriores, o se firma el Acta,  o se elabora una lista de notificación, en la que todos los integrantes firmen la asistencia a la reunión y por consiguiente el estar en conocimiento de los acuerdos a los que se abordó

ELABORA UN MODELO ESTÁNDAR DE PLANIFICACIÓN DE REUNIONES QUE PUEDAS UTILIZAR EN MÁS DE UNA OCASIÓN PLANTEÁNDOTE CLARAMENTE LOS TRES SEGMENTOS CLAVE DE LA MISMA PARA LOGRAR OPTIMIZAR LOS RESULTADOS  Y CONTROLAR EL TIEMPO!!!!

Haz la prueba y déjanos tu comentario compartiendo tu experiencia.

Gracias!

Esteban Sampietro y Cynthia Bassi

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