ISO 9001| CASO PRÁCTICO = QUÉ HARÍA EL AUDITOR?


Participe recientemente, en un debate sobre el tema de auditorías de calidad y requisitos excluidos de la certificación de un sistema de gestión de calidad, me resulto muy interesante, por lo cual, decidí compartir un caso concreto que puede enriquecernos en el camino hacia la excelencia organizacional, analizando puntualmente situaciones concretas de empresas reales, para ver, qué hacer y cómo hacerlo.

Analicemos este caso:…

…definir si esta es una no conformidad, de que tipo y a que numeral afecta.

El auditor solicita el manual de calidad y se percata de que la Compañía de Obras Civiles XYZ ha excluido de sus SGC los numerales 7.5.2 “Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio” ya que la empresa auditada realiza control de calidad en cada una de las fases del servicio.

También han excluido el numeral 7.5.4 “Propiedad del cliente” argumentando que la los clientes de la compañía XYZ no entregan materias primas ni materiales para la obra.

Más adelante, el auditor solicita al Director de Tráfico y Operaciones el contrato de la obra que se encuentra visitando y observa que el cliente es la alcaldía y que la compañía XYZ para obtener el contrato se ha aliado con una empresa llamada “XXXXXXXXX” y postulan su SGC como predominante en el contrato.

El contrato dice algo como.

1. Arreglo de andenes desde km 800 hasta km 1200.

2. El contratista adicionalmente tiene la responsabilidad del arreglo de 3 parques aledaños a la obra en mención.

LISTO….

La verdad tengo poca experiencia en el sector de la construcción y la contratación pública, pero agradezco a quien me puede ayudar a definir ¿Qué haría el Auditor? .

QUÉ OBSERVAMOS?

Es un caso un poco complejo, y carecemos de algunos datos para responder en profundidad, pero en primera instancia podemos decir, que estos dos requisitos 7.5.2 y 7.5.4 dadas las características expresas de la empresa XYZ no deberían estar excluidos del sistema de gestión de calidad.

Puntualmente en relación al requisito 7.5.4 y luego de la actualización de la ISO 9001:2008, donde aclara en NOTA del requisito 7.5.4 que “la propiedad del cliente puede incluir los datos personales” del mismo, y por la Ley de Protección de Datos que regula este tema, deberían de poseer  un procedimiento documentado de la gestión de los datos personales como mínimo.

QUÉ HARÍA COMO AUDITOR?

En caso de exclusión de un requisito, el auditor para la certificación, debe verificar que la exclusión es apropiada al alcance de la certificación y está justificada, a su vez,  deberá estar debidamente aclarado en el Manual de Calidad (MAC).

En relación al contrato de obra, como auditora solicitaría además el procedimiento o manual donde la organización XYZ tiene especificado y determinado los aspectos relacionados con los procesos de contratación externa, si no encuentro evidencia de este documento y no está debidamente documentada esta gestión estaríamos frente a una no conformidad del requisito 7.4 y 4.1 ya que no están excluidos  en el Manual de Calidad aplica la no conformidad.

Para mayor profundización en este tema concreto es de  gran utilidad la ISO/TC 176/SC 2/N 630R3 del 15/10/2008 aplicada a la ISO 9001:2008 Orientación sobre los “Procesos contratados externamente” que aclara como una organización certificada debe gestionarlos.

Cito:

“2.3) Control de los procesos contratados externamente

2.3.1) La adquisición de procesos contratados externamente estará sujeta normalmente a la capacidad de lograr el control necesario a través de la aplicación de los requisitos tanto del apartado 7.4 (Compras) como del apartado 4.1 (Requisitos generales) de la Norma ISO 9001:2008.”

Por último en el informe de Auditoría sugeriría a la organización XYZ que revise los requisitos de exclusión en relación a la actualización de la norma ISO 9001:2008 como oportunidad de mejora.

Ahora, que tal sí, dejas  tu comentario al respecto, y nos cuentas: qué harías tú, en este caso?

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2 respuestas a ISO 9001| CASO PRÁCTICO = QUÉ HARÍA EL AUDITOR?

  1. eric londoño dijo:

    muy interesante, pienso que seria primero de leer la norma , punto por punto , si pudieran hacerla llegar para revisarla y aprender de la misma .

    gracias

  2. Juan Carlos dijo:

    Pto. 7.5.2
    Verdaderamente se le ha dado tantas vueltas a este punto que creo que deberíamos todos empezar reflexionando en qué consiste el requisito: se trata de saber si los métodos y recursos que se emplean para transformar los datos de entrada a ese proceso en un resultado de ese proceso cumplen con las expectativas.

    Antes de entrar en las expectativas, tengamos en cuenta que los procesos para la producción y prestación del servicio de una constructora actual no son otros que los de gestionar las obras. Aunque tangamos que construir una pared de ladrillo, no habrá un documento que exprese a detalle como se debe construir, ni en el propio proyecto ejecutivo visado lo va a especificar. Sin embargo, si dirá las características del ladrillo, del cemento, se especificará su geometría bajo plano, espesores de llaga y tendel, planeidad, acabado y otro aspecto importante: cuando debe estar terminado; no dice como se construye, como empezar las hiladas, cada cuanto dejar el hilo, como extender el mortero… aunque quizás seguro en los precios descompuestos de esa unidad de obra si indique que mano de obra, maquinaria, materiales y otras cosas que interviene.

    Entonces, ¿cuál es el proceso real que hay que tener en cuenta para la ejecución y prestación del servicio?: la gestión. El proceso no es otro que definir los métodos de cómo vamos a transformar lo que dice unos documentos sobre una pared que no existe físicamente en algo físico como es una pared de ladrillo. Una constructora empleará el siguiente método:
    – mirará de tener toda la información sobre la pared, observando el proyecto a detalle
    – propondrá, si es posible, soluciones alternativas
    – contemplará los plazos de la ejecución, buscando recursos
    – los recursos habituales son externos, por lo que realizará una gestión de compras de materiales y subcontrataciones
    – en esa gestión de compras, observará se especifiquen claramente los requisistos
    – en esa misma gestión de compras, tendrá en cuenta se cumplan los plazos

    y ese mismo método servirá tanto para una pared de ladrillo como para hacer un pilotaje, un muro de hormigón a dos caras, o la colocación de vigas en un viaducto a 10 m. No digo que existan unidades de obra con alta complejidad, pero que en muchas de ellas el proceso no queda cerrado hasta la finalización de la misma.

    La validación en los procesos para la ejecución y prestación del servicio de unidades de obra complejas como también en la validación del diseño en obras de construcción, son procesos que de validarse no se haría hasta comprobar la validez del producto. Así que cuando toque auditar, hay que observar con detalle estas complejidades.

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