SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN LOS PROCESOS


CONTROL DE LOS PROCESOS = AUMENTO DE LA RENTABILIDAD

Una de las fuentes de mayor oportunidad de mejora de tu rentabilidad se encuentra en el control de los procesos internos de tu cadena productiva o de servicios.

Por esto es fundamental que te detengas a realizarte las siguientes preguntas:

Los procesos de tu empresa están?

Þ    Identificados paso a paso y normalizados?

Þ    Poseen elevada burocracia?

Þ    Delimitados claramente?

Þ    Existe integración entre procesos, tecnología, información y áreas de negocios?

Þ    Tienen muchas actividades sin valor añadido?

Þ    Existe un propietario o responsable de cada proceso?

Þ    Hay eficiencia en los controles de los procesos, no son excesivos o escasos?

Þ    Los indicadores de medición, te proporcionan un feedback útil para la mejora?

Þ    Optimizados en el tiempo, es decir, el tiempo que utilizo para esas tareas es el óptimo?

Þ    Poseen una buena relación costo-beneficio, es decir, son eficientes?

Þ    Poseen el personal mejor cualificado en relación a la tarea que desempeña?

Þ    Optimizados los recursos?

Una vez identificado claramente tu proceso, necesitas analizar los factores que influyen en el mismo, existen varias herramientas que puedes utilizar para este análisis, Ishikawa, FODA, diagrama de Pareto, pero hoy quiero compartir de manera práctica una que en lo personal considero muy útil para eliminar los costos de la no calidad y aumentar la rentabilidad.

Como lo vamos a hacer? Selecciona un proceso de tu organización el cual quieras mejorar, plantea esta herramienta al grupo de mejora que trabaja en esa área, o realízala con el grupo coordinador de calidad y analiza cada una de las actividades del mismo con esta herramienta:

MATRIZ DE VALOR AGREGADO: es una herramienta que permite analizar cada una de las actividades de un proceso desde dos dimensiones:

1.       Agrega o no valor al proceso

2.       Es o no necesaria en el proceso

Las combinaciones de estas dos dimensiones son:

1.       Sí agrega valor y Sí es necesaria.

2.       No agrega valor pero Sí es necesaria.

3.       Sí agrega valor pero No es necesaria.

4.       No agrega valor y No es necesaria.

Este diagrama te permite determinar si una actividad agrega valor al proceso o no y cuáles deberías eliminar para disminuir los costos de la no calidad.

Por último, es importante considerar que no todas las actividades que no proveen valor agregado han de ser innecesarias; éstas pueden ser actividades de apoyo, y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de legislación; sin embargo, se deben reducir al mínimo el número de estas actividades.

Existe una diferencia muy importante entre ser eficaz en tus procesos y ser eficiente.

Te presento un ejemplo bastante exagerado para aclarar este punto: supongamos que soy una empresa de correos y un cliente me encarga transportar 5 lavarropas de un país a otro limítrofe, bueno, voy y designo 5 camiones de mi empresa y les doy la dirección y la orden de que cada uno lleve un lavarropas a la dirección de mi cliente, ESTO ES EFICAZ, los lavarropas llegan a destino y mi cliente queda satisfecho pero no es EFICIENTE,

No hay una relación costo- beneficio adecuada, en vez de gastar el dinero en 5 camiones, 5 choferes y todo lo que implica el traslado de los lavarropas si hubiera realizado un análisis de los factores que afectan a mi proceso podría deducir que es más conveniente contratar un camión en el que entren los 5 lavarropas y realizar un solo envío.

Como te dije, es un ejemplo exagerado pero deja bien en manifiesto la importancia de analizar los procesos de tu empresa, porque es una herramienta clave para el aumento de la eficiencia y de la rentabilidad.

Una vez identificados los factores que influyen en tus procesos es necesario conocer:

QUE TIPO DE PROCESOS EXISTEN?

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS: son los necesarios para cumplir con la misión y visión de la organización. Proporcionan directrices y lineamientos a los proceso clave y de soporte.

2. PROCESOS CLAVE: Dan cumplimiento a la razón de ser de la Organización. Generan un impacto al cliente creando un valor para este.

3. PROCESOS SOPORTE: Aportan elementos de apoyo requeridos e indispensables para que se puedan desempeñar los procesos estratégicos y clave.

Si quieres profundizar sobre este tema u otro tema de los artículos de este blog déjanos tu comentario y te responderemos personalmente de 24 a 48 hs.

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Esta entrada fue publicada en Gestión de Calidad ISO 9001:2008. Guarda el enlace permanente.

2 respuestas a SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN LOS PROCESOS

  1. Esteban dijo:

    ME PARECE MUY INTERESANTE

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